MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUALES ADMINISTRATIVOS Concepto: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y Sistemática la información de una organización. El manual como medio de comunicación: La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de  mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la  dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y  procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado  puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las  decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma  sistemática la información administrativa. Objetivos de los manuales: De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:      Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,  políticas, procedimientos, normas, etc.      Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar  responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.      Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la  uniformidad en el trabajo.      Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,  facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.      Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas  administrativas.      Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de  áreas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.      Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya  que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.      Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.      Interviene en la consulta de todo el personal.       Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de  tiempos, delegación de autoridad, etc.      Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.       Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su  alteración arbitraria.      Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.       Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.      Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo  deben hacerlo.      Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.      Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los  sistemas, procedimientos y métodos. Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos: Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la  importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna  manera le restan importancia. ¥      Ventajas: Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: 1. Logra y mantiene un sólido plan de organización. 2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan  general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 3. Facilita el estudio de los problemas de organización. 4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias  en la organización. 5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del  personal clave. 6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la  organización. 7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. 8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos  niveles. 9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación  de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. 10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más  antiguos. 11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. 13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los  procedimientos, las funciones, las normas, etc. 14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. 15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del  tiempo. 16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. 17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. 18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el  seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. ¥      Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar  un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual  y conservarlo al día. 3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. 4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las  operaciones. 5. El costo de producción y actualización puede ser alto. 6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. 7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,  cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. 8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. Al suministrar lineamientos a niveles intermedios.  FUENTES:

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/